• Contexto do projeto

Projeto de personalização de uma solução francesa em clientes de  Asset Management dos mercados financeiros de Brasil e Chile realizado em 2013/2014, sendo que os principais desafios foram a equipe em diferentes continentes, o mercado financeiro local com muitas particularidades e a pressão de tempo para ROI.

A equipe estava distribuída em 3 continentes, incluindo as cidades de New York, Paris, Cidade do Cabo, São Paulo e Santiago, com as atividades de análise funcional, gestão de produtos, desenvolvimento de sistemas, gerenciamento de projeto e gestão de contas.

No projeto foram consideradas as leis locais incluindo diversas solicitações referentes a algumas regras e processos específicos de cada empresa, bem como, instrumentos com características diferentes, exemplo para Certificado de Depósitos de 64 dias.

A forte pressão por resultados gerados pela alta gestão de ambas as empresas (clientes e fornecedores), na forma de garantir o ROI – Retorno de Investimentos para ambos os lados, e em prazo não muito longo.

• Desafios reais

Os principais pontos de atenção do projeto foram o tempo de realização e o escopo de muitos ajustes diferentes na solução, bem como o fato dos recursos estarem baseados em fusos horários diferentes, gerando um grande desafio sobre o processo de comunicação para garantir o alinhamento de todos os participantes.

O tempo total do projeto foi inicialmente considerado baseando-se na análise de outros projetos semelhantes realizados na Europa não considerando a realidade de projetos na América do Sul, por isso, foi gerada uma elevada expectativa de que o projeto fosse concluído em poucos meses.

O escopo do projeto foi definido com base nas diferentes regras e processos, bem como, nas leis locais aplicáveis para cada cliente, sendo que foram solicitados muitos ajustes com diferenças em relação ao tamanho e complexidade, portanto, exigindo também algumas abordagens alternativas de implementação na solução francesa.

Os diferentes fusos horários dos participantes foram uma realidade com grande impacto neste projecto, por isso foi necessário organizar o plano de comunicação para suportar diferenças de mais de 6 horas, bem como, que o resultado de algumas atividades fosse conseguido apenas no dia seguinte.

• Abordagem aplicada

Foi definido um Gerente de Projeto experiente para alinhamento do plano de projeto, organização de reuniões regulares de acompanhamento, bem como, a identificação das entregas principais e metas claras para o projeto.

Sendo que foi essencial, a experiência anterior do gerente de projetos com iniciativas desse tipo, bem como a sua fluência em todas as línguas envolvidas no projecto (Inglês, Português e Espanhol), de modo a facilitar a comunicação e alinhamento de todos os participantes e outras pessoas envolvidas no projeto.

Para este projeto, foi definido um processo de controle com reuniões de status semanais e comitês mensais / comitês de gestão. Além disso, foram definidos os instrumentos de controle de evolução das atividades (JIRA e Bamboo), bem como a ferramenta MS Project para controle de cronograma.

A definição do escopo foi alinhada na primeira fase do projeto, com a criação de marcos claros: 1) Plano do projeto; 2) Preparação do Ambiente; 3) “Tropicalização” da ferramenta (mudanças para adaptação ao ambiente local); 4) Desenvolvimento de melhorias específicas e 5) Produção “Go Live”.

• Realizações / Resultados

Foram analisados cerca de 45 tipos de instrumentos financeiros, com geração de especificação dos itens mais importantes, foram definidos mais de 25 interfaces para todas as comunicações entre a solução francesa e os sistemas legados dos clientes, gerando um programa de quase 2 milhões de euros.

Os instrumentos financeiros considerados no projeto, incluindo todos os tipos de Renda Fixa (operações de curto prazo e títulos oferecidos pelos setores público e privado), Ações listadas em Bolsa (incluindo Opções), FIC – Fundo de investimento em Cotas, Derivativos e Swaps.

Foi necessário a criação de mais de 25 interfaces, incluindo cadastros básicos de emissores, setores e corretoras, bem como conjuntos de dados complexos como Instrumentos, Eventos corporativos, posições e transacções.

O orçamento do programa foi de quase 2 milhões de euros, considerando os custos de Hardware, Licenças de Software, desenvolvimento de sistemas e Serviços de Consultoria.

• Lições aprendidas

Seguem algumas das lições aprendidas:

• Importância do plano de comunicação e frequente alinhamento com todas as partes interessadas.
  • A abordagem crítica em manter um bom fluxo de comunicação com todos os participantes do projeto e demais envolvidos, por meio de relatório de status e reuniões para compartilhar a evolução do projeto, bem como, analisar e fazer os ajustes necessários baseando-se nos problemas e riscos mapeados / identificados.
• O respeito às diferenças culturais, incluindo no processo de resolução de problemas / conflitos.
  • Foi importante compreender os traços culturais dos participantes críticos e das partes interessadas, permitindo a gestão das expectativas e atitudes, bem como do comportamento de cada um deles visando um uso inteligente e eficiente dos recursos.
• Compromisso / Responsabilidade crítica de todos os gestores de equipes para manter as prioridades e concentração de todos no projeto.
  • Uso eficiente das reuniões para envolvimento da alta gestão, visando garantir o apoio ao projeto, resolver as questões identificadas no projeto, bem como, para alinhar o ritmo de evolução do projeto em comparação com as expectativas dos participantes.