• Contexto del Proyecto

Proyecto de personalización de una solución francesa para el mercado financiero chileno y brasileño en clientes de gestión de activos que se hizo en 2013/2014, siendo que los principales retos fueron el hecho de tener  equipos en diferentes continentes, las particularidades de cada mercado financiero local y la presión del tiempo para el retorno de la inversión.

El equipo se distribuyó en 3 continentes, incluyendo las ciudades de Nueva York, París, Ciudad del Cabo, Sao Paulo y Santiago con las actividades de análisis funcional, gestión de productos, desarrollo de sistemas, gestión de proyectos y gestión de cuentas.

En el proyecto se consideraron las leyes locales con diversas peticiones y algunas reglas diferentes atendiendo al proceso de cada empresa, así como los instrumentos con características diferentes, ejemplo de Certificados de Depósitos de 64 días.

Además, la alta presión por resultados que fue creada por la alta dirección de ambas empresas (clientes y proveedores), para garantizar el retorno de las inversiones de las dos partes en un plazo no demasiado largo.

• Desafíos reales

Las principales cuestiones del proyecto fueron el tiempo y el alcance de muchos ajustes diferentes en la herramienta, así también el hecho de que los participantes se basaron ​​en diferentes husos horarios, lo que generó un gran reto sobre el proceso de comunicación para garantizar el alineamiento de todos los participantes.

El tiempo del proyecto se basó inicialmente en el análisis de otros proyectos similares en Europa, no teniendo en cuenta la realidad de los proyectos suramericanos, por lo que se generó una expectativa equivocada, de que el proyecto se acabaría en pocos meses.

Sobre la base de las diferentes normas, procesos y leyes locales definidas como el alcance del proyecto, se solicitaron muchos ajustes con diferencias sobre el tamaño y la complejidad, también exigieron algunos planeamientos alternos en la solución francesa.

Los diferentes husos horarios de cada participante eran una realidad importante en este proyecto, por lo que fue necesario organizar un plan de comunicación específico para soportar diferencias de tiempo de más de 6 horas, así como, se forzaba de que el resultado de algunas actividades se realizaba sólo al día siguiente.

• Enfoque utilizado

Fue definido un director de proyecto con experiencia para alinear el plan de proyecto que incluía reuniones regulares de control, así como identificación de entregas principales e hitos claros (milestones) para el proyecto. Además fue fundamental, la experiencia anterior del director con proyectos de este tipo, así como la fluidez en todas las lenguas implicadas en el proyecto (Inglés, portugués y español) de manera de facilitar la comunicación y el alineamiento de todos los participantes e otros involucrados en el proyecto.

Para este proyecto, se ha alineado un proceso de control mediante reuniones semanales de acompañamiento y mensuales para el Directivo / Comité de Dirección. Asimismo, se definieron las herramientas para el control de las actividades de desarrollo (JIRA y Bamboo), así como la solución de MS Project para el control de la línea de tiempo.

La definición del alcance se alineó en la primera fase del proyecto con la creación de los siguientes hitos claros: 1) Plan de Proyecto; 2) la preparación para el Medio Ambiente; 3) la «tropicalización» de la herramienta  (cambios de adaptación para el entorno local); 4) Desarrollo de mejoras especiales y 5) Producción (Go live).

• Logros / Resultados

Casi 45 tipos de instrumentos financieros fueron discutidos en el proyecto, incluyendo la especificación de los principales elementos, se definieron más de 25 interfaces para las comunicaciones entre los sistemas originales y de la nueva solución, lo que generó un proyecto de casi 2 millones de euros.

Los instrumentos financieros considerados en el proyecto incluyendo todos los tipos de renta fija (mercado de dinero y bonos ofrecidos por los sectores públicos y privados), de acciones (incluyendo opciones), flujo de fondos – fondo de fondos, Derivados y Swaps.

Fue necesario crear más de 25 interfaces, incluyendo artículos básicos como emisor, sectores y corredores, así como conjuntos de datos complejos como instrumentos, acciones corporativas, posiciones y transacciones.

El presupuesto del proyecto fue de casi 2 millones de euros, teniendo en cuenta el hardware, licencias de software, los costes de desarrollo de TIC y servicios de consultoría.

• Lecciones aprendidas

En continuación, se presentan algunas de las lecciones aprendidas:

• Importancia del plan de comunicación y del frecuente alineamiento con todas las partes involucradas.
  • El enfoque vital fue mantener un buen flujo de comunicación con todos los participantes en el proyecto y las partes involucradas, mediante los informes de situación y reuniones para compartir la evolución del proyecto, así como analizar y tomar las acciones basadas en los problemas y los riesgos.
• El respeto a las diferencias culturales, incluyendo el proceso de resolución de los problemas y los conflictos.
  • Fue importante entender la cultura de los participantes críticos y las partes involucradas, en la forma de gestionar las expectativas y actitudes, así como el comportamiento de cada uno de ellos para hacer un uso inteligente y eficiente de los recursos.
• Compromiso crítico y responsabilidad de todos los jefes del equipo para mantener las prioridades y garantizar el enfoque en el proyecto.
  • Utilizar las reuniones de manera eficiente para involucrar a la alta dirección cuando fuera necesario para garantizar el apoyo, la búsqueda de la solución de los problemas que surgieron, así como para alinear el ritmo del proyecto en comparación con las expectativas.