Ferramenta: Trello
Custo: versão inicial gratuita
Site: www.trello.com

201606 Tool Kanban PT Img 2

201606 Tool Kanban PT Img 1

Seguem abaixo algumas boas práticas de uso da ferramenta kanban acima baseado em minha experiência em projetos comerciais e sociais:

Na barra superior da ferramenta:

  • A esquerda é possível selecionar o quadro Kanban.
    • Você pode criar um para cada projeto seu, transferindo fichas entre eles.
  • Ao lado é possível fazer pesquisas por nome e conteúdo de fichas.
  • No outro lado (direito) é possível incluir novas fichas (botão +), revisar o seu perfil (botão com foto + usuário), informações (botão i) e notificações (botão com sino).

No meio da tela são apresentadas as colunas (listas) de fichas, sendo que é possível:

  • Incluir novas fichas (atividades ou questões) a partir do final da coluna.
  • Movimentar fichas, arrastando entre as colunas.

Ao clicar na caneta no canto direito superior de cada ficha é possível alterar o seu título e também acessar um menu rápido sobre o mesmo.

Se clicar na ficha, é aberto a tela de detalhe para ajustes.

No lado direito da tela de detalhe da ficha, é possível  adicionar:

  • Os membros envolvidos na atividade (somente os que tem atuação real, é possível que outras pessoas assinem para serem notificadas).
  • Etiquetas (marcações) informando se a ficha tem:
    • Criticidade Baixa, Média ou Alta
    • Crítica – atenção máxima
    • Bloqueada – ficha travada por outra atividade (incluir no comentário o vinculo para a ficha que gera o bloqueio).
    • Para discussão – fichas que necessitam ser discutidos na próxima reunião.
    • Pronta – ficha finalizada após execução, teste e aprovação.
  • Checklists – lista de atividades que precisam ser completadas para ficha ser finalizada.
  • Data entrega – data limite para término que será controlada na ferramenta.
  • Anexo – é possível anexar arquivos.

No lado direito da tela de detalhe da ficha, também  é possível  executar as seguintes ações:

  • Mover – transferir a ficha entre listas (colunas).
  • Copiar – efetuar a cópia de ficha (duplicar).
  • Assinar – ser notificado sobre qualquer ajuste na ficha.
  • Arquivar – retirar a ficha das listas movendo ele para uma área segregada.
  • Excluir (aparece somente para fichas arquivadas) – exclui a ficha definitivamente.

No lado esquerdo da tela de detalhe da ficha, é possível ver:

  • Membros cadastrados
  • Etiquetas marcadas
  • Data entrega
  • Descrição da ficha
  • Anexos
  • Comentários registrados
  • Ações – histórico das alterações realizadas (log).

Existem outras funções que são pagas incluindo alteração do fundo do quadro, inclusão de outros stickers, etc, mas com essa versão gratuita é possível conseguir muita produtividade.

Situações comuns de contorno:

  • Se perder a ficha, provavelmente ele foi arrastado ou arquivado, para encontrá-lo, basta digitar algum texto de referência na pesquisa e mover para um local conhecido ou desarquivar.
  • Itens com prazos expirados aparecerão com uma marcação em vermelho e uma referência na notificação.

Modelo de controle aplicado em gestão de projetos com metodologia híbrida (Abordagem Tradicional + Desenvolvimento Ágil):

  • Criação de um quadro para cada frente incluindo os integrantes da equipe para evolução das atividades entre as colunas e com um GP – Gerente de projeto responsável por atualização das colunas de apoio listadas abaixo:
    • Identificação (Objetivos, participantes, envolvidos etc.);
    • Questões (riscos, pendências etc.);
    • Painel de controle (Status report para acompanhamento PMO).
  • Criação de um quadro de consolidação (Dashboard) para gestão de todas as frentes, criando uma coluna para cada frente incluindo no título da coluna o nome do GP responsável.
  • Neste quadro, gerar uma ficha de detalhe para cada quadro específico e vinculá-la à ficha de controle deste quadro (incluir uma referência à outra ficha no campo Descrição), de forma que a partir do Dashboard seja possível fazer o detalhamento (drill down) para o quadro específico, podendo verificar em mais detalhes a evolução das atividades, riscos, etc.

Abaixo o link para os modelos na ferramenta Trello:

Videos explicativos sobre a ferramenta Trello:

Concluindo, esta abordagem permite um bom controle de atividades que envolvam dezenas de pessoas, permitindo uma boa visibilidade e interação da realização das atividades, e com um custo zero considerando que foi utilizado a versão gratuita da ferramenta.

E o que você achou desse modelo? Por acaso, você utiliza outra solução ou abordagem?

Compartilhe conosco e vamos evoluir juntos.